Thay đổi trong bộ phận Kiểm toán Nội bộ và phát triển mục đích kiểm toán nội bộ trong doanh nghiệp

Cùng TeamMate và Smart Train khám phá các cách để thành công trong việc thay đổi bộ phận kiểm toán nội bộ (KTNB) và làm thế nào để tiến hành kiểm toán doanh nghiệp thông qua sự thay đổi này nhé!

Trong 18 tháng qua, chúng ta thấy được tầm quan trọng trong việc thay đổi các cuộc kiểm toán chính là điều mà Ban Giám đốc và lãnh đạo cấp cao đang tìm kiếm. Bên cạnh đó, cách thực hiện thông qua phương pháp đánh giá đổi mới như áp dụng nhiều loại phân tích dữ liệu, kiểm toán liên tục, đảm bảo sự hiện diện của các đồng nghiệp từ những bộ phận khác đã làm tăng tính linh hoạt trong cách tiếp cận kiểm toán.

Đại dịch đã buộc chúng ta phải thay đổi. Tuy nhiên, khi đã thoát khỏi những hạn chế, điều chúng ta cần chú trọng là các chức năng KTNB phải tiếp tục tập trung vào việc cải tiến liên tục.

Theo quan điểm của chúng tôi, các chức năng KTNB giúp bảo vệ tổ chức khỏi những thất bại trong kiểm soát gây tổn hại. Bộ phận KTNB là nơi luôn đổi mới và điều chỉnh cách thức hoạt động cả tổng quan lẫn chi tiết. Đây không phải là sự thay đổi nhằm mục đích bắt kịp xu hướng mới nhất. Việc này nhằm giúp các chức năng KTNB làm rõ về vai trò của họ, tập trung vào việc tạo ra giá trị lâu dài và bồi dưỡng văn hóa để tạo ra các ý tưởng và thúc đẩy sự thay đổi một cách có hệ thống.

Với kinh nghiệm làm việc cùng nhiều bộ phận KTNB, tôi tin rằng những bộ phận thành công nhất sẽ không tập trung vào việc chuyển đổi một lần mà vào việc tạo điều kiện cho sự thay đổi liên tục và phù hợp về mặt chiến lược. Đây là việc xác định các nguyên tắc chủ chốt của sự thay đổi. Thông qua đó, ta có thể duy trì tỷ lệ thay đổi nội bộ cao và bền vững hơn. Các bộ phận KTNB đạt được vị trí này có chung 4 đặc điểm gồm:

1. Bắt đầu với “Điều gì (What)” – Phát triển một chiến lược đơn giản nhưng đầy cảm hứng, có mục đích.
2. Đặt ra các kết quả và hoạt động liên quan cho bộ phận một cách rõ ràng – Phát triển khuôn khổ để hướng dẫn việc đưa ra quyết định về yếu tố và thời điểm cần thay đổi.
3. Điều chỉnh mọi hoạt động theo mục tiêu chiến lược – Đảm bảo mọi cá nhân đều phù hợp với chiến lược để mọi người và tập thể nhóm đều phát triển theo cùng một hướng.
4. Tổ chức truyền tải nội dung thông qua việc phát triển văn hóa cải tiến KTNB liên tục – Theo đuổi quá trình liên tục kéo dài sự thay đổi, tận hưởng thành công, kỷ niệm và học hỏi từ những thất bại.

Mỗi đặc điểm đều quan trọng. Để thành công nhất, nên thực hiện cả bốn điểm trên để thúc đẩy bộ phận. Những đặc điểm trên mang lại giá trị cao hơn cho tổ chức (và cuối cùng là khách hàng của tổ chức) và nhận được lợi nhuận cao hơn từ các sáng kiến ​​thay đổi với những lợi ích duy trì trong tương lai.

Vậy làm thế nào để bạn đạt được điều này? Hãy cùng khám phá những đặc điểm này và áp dụng một số ý tưởng vào các lĩnh vực thay đổi cụ thể để hiểu điều gì tạo nên sự khác biệt và cách bắt đầu. Trong bài viết này, mời bạn cùng chúng tôi khám phá đặc điểm số 1.

CHARACTERISTIC #1 Start with the what Developing a simple but inspiring, purpose driven strategy

Chiến lược chức năng KTNB là đặt ra lý do tại sao chức năng KTNB tồn tại, bản chất của chức năng KTNB muốn đi đến đâu và kết quả cần có để đạt được mục đích này. Đây là điểm khác biệt so với chiến lược kiểm toán của bạn – bạn kiểm toán cái gì và tại sao – những điều có thể được tìm thấy trong một số loại kế hoạch KTNB.

Chiến lược thành công cần cả sự đơn giản và khả năng truyền cảm hứng. Đem đến một “ngôi sao Bắc Đẩu” chỉ ra hướng đi cho tất cả quyết định, khuyến khích hoạt động phù hợp và cải thiện hiệu suất trong các lĩnh vực cần thiết nhất. KTNB hoạt động với một chiến lược rõ ràng và duy trì sự nhất quán trong khoảng thời gian dài (thường là 3-5 năm), phản ứng nhanh với sự thay đổi, tiếp tục đầu tư ngay cả khi thời điểm khó khăn và có khả năng hoạt động tốt hơn các chức năng đồng cấp trong cùng thời kỳ cả về mặt ảnh hưởng và hiệu suất công việc.

Vậy, làm thế nào để tạo ra một chiến lược cho bộ phận KTNB bền vững mà mọi người sẽ quan tâm, và không trì hoãn? Điều quan trọng là bắt đầu với mục đích của bạn. Mục đích sẽ thúc ép chúng ta phải hành động và mang lại ý nghĩa trong tất cả những việc chúng ta làm. Việc này là quan trọng nhất, đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch và sự phục hồi, khi mọi người đặt câu hỏi về ý nghĩa cuộc sống và những gì họ đang kiếm tìm.

Khi thực hiện việc này, bạn cần tránh các quyết định về các ý định tốt chung chung một cách nhàm chán mà không có kết nối với những gì bộ phận kiểm toán doanh nghiệp của bạn đang làm. Có một sự khác biệt lớn giữa việc đơn giản là có mục đích và có mục đích thúc đẩy bộ phận của bạn tiến triển. Trong bối cảnh này, một mục đích lớn sẽ là:

• Tập trung vào các yếu tố bên ngoài; điều này nói lên mối quan hệ độc nhất mà bạn muốn tạo với các bên liên quan và cách bạn dự định mang lại giá trị cho thế giới của họ;
• Phá bỏ giới hạn bản thân; đặt ra mục tiêu hướng về tương lai. Điều này sẽ thách thức bạn và nhóm của bạn đổi mới không chỉ cho công việc kiểm toán nội bộ của ngày hôm nay mà còn cho công việc kiểm toán nội bộ trong tương lai; và
• Có giá trị và có ý nghĩa đối với những người mà bạn muốn thúc đẩy; việc này sẽ hoạt động như một lời kêu gọi hành động cho tất cả nhóm KTNB của bạn, một tuyên bố mà họ sẽ tin rằng rất đáng để nỗ lực đạt được và thúc đẩy họ cống hiến tất cả những gì có thể cho sự nghiệp KTNB của bạn.

Thật vậy, điều đầu tiên mà ta luôn quan tâm là những gì ta đang làm để ưu tiên những gì tốt nhất cho bản thân (và gia đình), nhưng bạn có nhận ra sự quan tâm của chúng ta cũng gắn kết hơn với việc mà chúng ta đang làm. Sự liên kết này rất hiệu quả trong việc khai thác nỗ lực và sự tự do sáng tạo. Và trong KTNB, ta có lợi thế hơn ở nhiều bộ phận trong hoạt động kinh doanh, vì tất cả những gì chúng ta làm đều nhằm bảo vệ người khác trong nhiệm vụ tìm kiếm các biện pháp kiểm soát mạnh mẽ, hỗ trợ doanh nghiệp hướng tới lợi ích của khách hàng.

Vậy những điều này thực sự ra sao? Dưới đây là một số ví dụ về mục đích KTNB mà tôi đã thấy trong công việc của mình. Tất cả đều nhằm đạt được cùng một mục tiêu là đưa ra một lý do đơn giản nhưng đầy cảm hứng để hoàn thành công việc hàng ngày. Cùng với lời kêu gọi, hãy làm việc bằng khả năng tốt nhất của chúng ta và đổi mới để liên tục làm tốt hơn:

• Thấu hiểu sâu hơn, kết quả tốt hơn
• Cải thiện nhanh và hiệu quả hơn trong các biện pháp kiểm soát
• Duy trì sự an toàn và bền vững cho tập thể
•  Thúc đẩy khuôn khổ kiểm soát hiệu quả và đóng góp vào sự thành công bền vững của tập thể

Làm cách nào để hiện thực hóa những điều này?

Trong những ý trên, điểm số 1 khiến tôi thích nhất. Đây là chức năng cố gắng loại bỏ công việc KTNB bị chi phối bởi kiểm tra tuân thủ để phát triển thêm hiểu biết về chiến lược KTNB (gồm cả chuyên đề trong toàn DN), nhằm mang đến kết quả tốt hơn cho tổ chức và khách hàng.

Điều rõ ràng ngay từ đầu rằng kiểm tra tuân thủ không phải là chức năng của KTNB. Bộ phận chuyên môn đã phản hồi tốt về điều này và tận hưởng sự cởi mở trong công việc KTNB trong quá trình đối thoại và thử nghiệm cũng như đưa ra đề xuất cho DN về cách xác định những cải tiến giúp khách hàng có kết quả tốt hơn.

Yếu tố số 2 cũng là một điểm khá hay. Chức năng KTNB được thiết lập với mong muốn chuyển chức năng này sang vai trò lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn về kiểm soát rủi ro nội bộ. Điều này mang tính giáo dục và vận động nội bộ về kiểm soát hiệu quả, có tác động tích cực đối với môi trường kiểm soát nội bộ. Điều này giúp bộ phận KTNB thay đổi từ việc thường xuyên xác định các vấn đề một cách thụ động sang bắt đầu tham gia vào việc làm thế nào để thúc đẩy các cải tiến kiểm soát sâu và bền vững trong từng đơn vị kinh doanh.

Tuy nhiên, mục tiêu với chủ đích tốt sẽ chẳng ích lợi gì nếu nó không định hình các hành động hàng ngày của bộ phận để mang lại sự phát triển rõ rệt. Điều này dẫn đến đặc điểm thứ hai của chiến lược chức năng KTNB sẽ được đề cập trong bài viết tiếp theo mang tên: ‘Thiết lập các kết quả chức năng rõ ràng và các hoạt động liên quan.”

Nguồn: TeamMate Audit Solutions | Wolters Kluwer